Objetivo
Establecer los lineamientos para la realización, registro y control de compras en la empresa, asegurando la trazabilidad de los gastos, el adecuado registro contable y la correcta autorización de pagos.
Alcance
Esta política aplica a todos los departamentos.
Principio General
Toda compra deberá estar respaldada por una Orden de Compra (Purchase Order – PO) generada en Odoo, salvo en los casos expresamente contemplados como excepción en esta política.
Sin una orden de compra válida, el pago no procederá.
Compras que Requieren Orden de Compra
Se deberá generar una Orden de Compra en Odoo en los siguientes casos:
- Todo gasto empresarial, incluyendo insumos, materiales, servicios u otros bienes adquiridos para la operación.
- Cualquier compra con un monto igual o mayor a $1,000 MXN.
Agrupación de Conceptos
Algunos productos o servicios no podrán ser especificados en la línea de producto dentro de la Orden de Compra en Odoo. En este caso, se utilizará un concepto general que agrupe a dichos productos o servicios.
Ejemplo: Si se realiza una compra de insumos de limpieza que incluye:
- 20 litros de cloro
- 10 escobas
- 20 trapeadores
Se deberá generar una sola Orden de Compra bajo el concepto correspondiente (por ejemplo, material de limpieza) con el total del recibo de compra.
Compras que No Requieren Orden de Compra
No será necesario generar una Orden de Compra en los siguientes casos:
- Comprobación de gastos, como viáticos.
- Gastos realizados por empleados con tarjeta corporativa menores a $1,000 MXN.
- Compras menores realizadas por el mensajero para necesidades operativas inmediatas.
Estas erogaciones deberán seguir los procesos correspondientes de comprobación o registro administrativo.
Responsable de Generar la Orden de Compra
La Orden de Compra debe ser generada por la persona responsable de la operación que solicita el gasto y negocia la compra.
Esto significa que la PO no la genera necesariamente quien ejecuta la compra, sino quien la solicita y define la necesidad operativa.
Además de generar la PO, la persona encargada deberá solicitar y cargar la factura correspondiente. En caso que la compra se haya hecho con la tarjeta bancaria del empleado, o una asignada por la empresa, será requisito presentar la factura para poder solicitar el reembolso.
Uso de Conceptos Genéricos de Gasto
En el sistema existen conceptos predefinidos para gastos genéricos. Cuando se utilicen estos conceptos en una Orden de Compra, deberá especificarse la cuenta analítica correspondiente.
Ejemplo
Concepto: Viáticos
Cuenta analítica: Logística
El área de Cuentas por Cobrar realizará la distribución analítica de los gastos dentro de la UEN Servicios.
Salvo que se indique lo contrario, la distribución se hará en partes iguales entre las analíticas correspondientes. Se aplicará criterio operativo para diferenciar entre unidades o localidades cuando corresponda (por ejemplo, un gasto que se hizo en Ensenada no se distribuirá en Tijuana).
Vigencia
Esta política entra en vigor a partir del 10 de marzo de 2026 y podrá ser revisada y modificada según las necesidades de la empresa.
Todos los aspectos no establecidos explícitamente en esta política serán decididos por Recursos Humanos y Dirección.
Última actualización: 10 de marzo de 2026